Zuerst wird in einem behördlichen Ermittlungsverfahren die Fähigkeit der beiden Personen festgestellt, eine Eingetragene Partnerschaft (miteinander) einzugehen. Dabei wird überprüft, ob alle rechtlichen Voraussetzungen (Volljährigkeit, gleiches Geschlecht, nicht in anderer EP oder Ehe etc.) zutreffen. Die beiden Personen werden zu diesem Zeitpunkt Partnerschaftswerber/innen genannt.

Das Ermittlungsverfahren muss bei der für den Wohnort oder Aufenthalt zumindest eines Partnerschaftswerbers oder einer Partnerschaftswerberin zuständigen Bezirksverwaltungsbehörde durchgeführt werden. Aufenthalt (im Gegensatz zum “gewöhnlichen Aufenthalt”) ist überall dort, wo man sich gerade aufhält. Paare können sich also grundsätzlich an die Bezirksverwaltungsbehörde ihrer freien Wahl wenden, denn wenn sie bei einer Bezirksverwaltungsbehörde persönlich vorsprechen, haben sie dort zu diesem Zeitpunkt ihren Aufenthalt. Besteht kein Wohnsitz oder Aufenthalt im Inland, ist die Bezirksverwaltungsbehörde des letzten Wohnsitzes zuständig. Ergibt sich auch danach keine Zuständigkeit, ist die Gemeinde Wien zuständig.

Folgende Dokumente müssen dabei vorgelegt werden:

• Amtlicher Lichtbildausweis zum Nachweis der Identität (z. B. Reisepass, Personalausweis)
• Nachweis der Geburtseintragung: Abschrift aus dem Geburtenbuch, die nicht älter als 6 Monate sein darf (erhältlich bei dem für den Geburtsort zuständigen Standesamt); wenn die EP am Geburtsort beantragt wird, genügt in Statutarstädten die Geburtsurkunde; wenn der Geburtsort im Ausland liegt, ist es empfehlenswert, sich vorher bei der Behörde zu informieren, welche Dokumente in welcher Form für nötig erachtet werden
• Staatsbürgerschaftsnachweis; bei nicht österreichischen Staatsbürgern: gültiger Reisepass
• Wenn der Wohnsitz im Ausland liegt, ein Nachweis über diesen
• Nachweis über einen eventuellen akademischen Grad
  
  Wenn einer der beiden Partnerschaftswerber/innen zuvor bereits eine Ehe oder EP geschlossen hat, sind zusätzlich folgende Unterlagen erforderlich:
• Heiratsurkunden aller Vorehen bzw. Partnerschaftsurkunden aller zuvor geschlossenen EPs
• Wenn die frühere Partnerin/der frühere Partner verstorben ist: entsprechende Sterbeurkunde
• Nachweis über die Auflösung aller vorher geschlossenen Ehen bzw. EPs: rechtskräftige Urteile/Beschlüsse über die Scheidung, Auflösung, Aufhebung oder Nichtigkeit der Ehe bzw. EP
  
  Wenn die Vorehe bzw. vorherige EP im Ausland geschlossen wurde, informiert man sich am besten bei der zuständigen Behörde, welche Dokumente in welcher Form als nötig erachtet werden.
  
  Das Ermittlungsverfahren erfolgt in Form einer mündlichen Verhandlung, bei der die beiden Partnerschaftswerber/innen persönlich anwesend sein müssen. Sie verläuft ähnlich wie bei einer Eheschließung und umfasst folgende Schritte:
  
  1. Die Personalien werden aufgenommen und alle Dokumente überprüft.
  2. Die beiden Partnerschaftswerber/innen unterschreiben den Antrag auf Begründung einer EP, also dass sie miteinander eine EP eingehen wollen.
  3. Tag und Ort der Eintragung werden vereinbart (falls das nicht sofort anschließend an das Ermittlungsverfahren gewünscht und möglich ist).
  4. Ein gemeinsamer Nachname kann beantragt werden, ebenso ein Doppelname. Das ist zugleich der spätestmögliche Zeitpunkt für den Antrag auf Namensänderung, wenn man den Nachnamen der Partnerin oder des Partners übernehmen möchte. Später ist das nur mehr mit wesentlich höheren Kosten möglich.
  5. Anfallende Gebühren sind zu entrichten.

In begründeten Ausnahmefällen (z. B. weite Anreise, Krankheit) kann die mündliche Verhandlung mit nur einer der beiden Partnerinnen/nur einem der beiden Partner durchgeführt werden oder auch ganz entfallen.

Sind alle Schritte positiv erledigt (und bietet die jeweilige Bezirksverwaltungsbehörde, wie beispielsweise in Wien, das an), so kann gleich anschließend am selben Amt die Eintragung vorgenommen werden. Soll aber die EP erst später vor einer anderen Bezirksverwaltungsbehörde eingetragen werden, so wird eine “Bestätigung über die Fähigkeit, eine eingetragene Partnerschaft zu begründen” ausgestellt. Diese Bestätigung bleibt sechs Monate gültig, so lange hat man danach Zeit, um die EP einzutragen.